Bud­get­pla­nung: Wor­auf soll­te man bei einem Mes­se­auf­tritt ach­ten?

War­um ist eine kor­rek­te Bud­get­pla­nung bei Mes­se­auf­trit­ten von gro­ßer Bedeu­tung?

Egal ob Stand­ge­büh­ren, Equipment‑, Per­so­nal- oder Mate­ri­al­kos­ten: Ein Mes­se­auf­tritt setzt sich in der Pra­xis gleich aus einer Viel­zahl an Kos­ten­fak­to­ren zusam­men. Die gro­ße Anzahl an Kos­ten­punk­ten lässt die Pla­nung dabei häu­fig zu einer ech­ten Her­aus­for­de­rung wer­den. So kön­nen ver­steck­te Pos­ten und Kos­ten­fal­len bei einer unge­nau­en Vor­be­rei­tung schnell über­se­hen wer­den, was den Auf­tritt im Nach­hin­ein zu einer teu­ren Ange­le­gen­heit wer­den lässt. Ins­be­son­de­re der Zeit­fak­tor ist in die­sem Zusam­men­hang eine wich­ti­ge Grö­ße. Vor allem zeit­li­cher Druck ist nicht sel­ten aus­schlag­ge­bend für eine Explo­si­on der Mes­se­kos­ten. Wer sich aller­dings genü­gend Zeit für die Bud­get­pla­nung ein­räumt, kann kost­spie­li­ge Stol­per­stei­ne bei Mes­se­auf­trit­ten effek­tiv ver­hin­dern.

Wie kön­nen Unter­neh­men aus Meck­len­burg-Vor­pom­mern von der Teil­nah­me an Mes­see­vents pro­fi­tie­ren?

Mes­se­ver­an­stal­tun­gen in der Regi­on Meck­len­burg-Vor­pom­mern bie­ten teil­neh­men­den Aus­stel­lern nicht nur idea­le Vor­aus­set­zung für die Akqui­se von Neu­kun­den, son­dern kön­nen eben­falls für die Pfle­ge von bestehen­den Kun­den genutzt wer­den. Ein wesent­li­cher Vor­teil von Events die­ser Art ist die per­sön­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ebe­ne. So kön­nen Ver­tre­ter von Unter­neh­men und Kun­den vor Ort direkt mit­ein­an­der ins Gespräch kom­men, was die Über­zeu­gungs­ar­beit deut­lich erleich­tert. Wei­ter­hin stel­len Mes­sen als bran­chen­in­ter­ne Schmelz­tie­gel eine her­vor­ra­gen­de Platt­form dar, um Geschäfts­part­ner und Inves­to­ren zu fin­den. Auch für den Direkt­ver­trieb wer­den Mes­sen immer häu­fi­ger genutzt.

Was sind die häu­figs­ten Kos­ten­fal­len im Zuge von Mes­se­auf­trit­ten?

1: Feh­ler­haf­te Pla­nung

An Stel­le einer genau­en Kos­ten­auf­stel­lung berech­nen vie­le Unter­neh­men ihr Mes­se­bud­get im Vor­feld auf der Grund­la­ge von pau­scha­len Faust­re­geln. So wird nicht sel­ten ein­fach der dop­pel­te Betrag der Stand­mie­te als Bud­get ein­ge­plant. Die Pra­xis zeigt, dass es sich hier­bei jedoch um einen Trug­schluss han­delt, da häu­fig das 5- bis 6‑fache der Stand­mie­te auf­ge­wen­det wer­den muss. Vor allem Fak­to­ren wie Vor­be­rei­tung, Flü­ge, Trans­port, Über­nach­tun­gen und Nach­be­ar­bei­tung wer­den in die­sem Zusam­men­hang häu­fig unter­schätzt.

2: Zu wenig Zeit

Das Sprich­wort „Zeit ist Geld“ behält auch in Bezug auf den Mes­se­auf­tritt sei­ne Gül­tig­keit. So führt Zeit­druck bei der Pla­nung für gewöhn­lich zu erheb­li­chen Mehr­kos­ten. Wer kurz­fris­tig agiert ris­kiert teu­re Last-Minu­te-Auf­schlä­ge, wel­che die Gesamt­kos­ten schnell in die Höhe kata­pul­tie­ren. Ins­be­son­de­re ver­spä­te­te Buchun­gen las­sen sich die Ver­an­stal­ter in der Regel teu­er bezah­len. Hier sind Auf­schlä­ge von bis zu 100 Pro­zent bei wei­tem kei­ne Sel­ten­heit.

3: Fal­sche Prio­ri­tä­ten

Vie­le Unter­neh­men machen auf Mes­sen den Feh­ler und ver­su­chen die Kon­kur­renz mit allen Mit­teln zu über­trump­fen. Hier wird der Fokus dar­auf­ge­legt den eige­nen Stand in ers­ter Linie grö­ßer und schö­ner als die Auf­bau­ten der Mit­be­wer­ber zu gestal­ten. Dies ist zwar grund­sätz­lich rich­tig, jedoch führt allein die­ses Vor­ge­hen in den meis­ten Fäl­len zu einer unnö­ti­gen Kos­ten­ex­plo­si­on, die in kei­nem Ver­hält­nis zum eigent­li­chen Nut­zen steht.

4: Teu­re Dienst­leis­tun­gen

Beson­ders bei vor­herr­schen­dem Zeit­druck pas­siert es häu­fig, dass für Dienst­leis­tun­gen wie dem PR-Kon­zept oder die Logis­tik ein über­teu­er­tes Ange­bot gewählt wird. Ein Pro­blem ist hier die feh­len­de Trans­pa­renz im Bereich der Dienst­leis­ter. So grei­fen vie­le Unter­neh­men ein­fach zu einem renom­mier­ten Anbie­ter, ohne sich vor­her mit den Ange­bo­ten ande­rer Dienst­leis­ter aus­ein­an­der­zu­set­zen. Wer sich aller­dings die Mühe macht und Dienst­leis­ter mit­ein­an­der ver­gleicht, kann dabei die Mes­se­kos­ten effek­tiv sen­ken.

5: Feh­len­de Nach­be­rei­tung

Zwar hat die Nach­be­rei­tung einer Mes­se kei­nen direk­ten Ein­fluss auf die Mes­se­kos­ten, jedoch kann sich eine grund­le­gen­de Ana­ly­se ver­gan­ge­ner Events lang­fris­tig redu­zie­rend auf die Kos­ten aus­wir­ken. So las­sen sich unnö­ti­ge Kos­ten in vie­len Fäl­len nur mit der Hil­fe einer detail­lier­ten Nach­be­rei­tung auf­de­cken und zukünf­tig ent­spre­chend ver­mei­den. Aus die­sem Grund soll­te jeder Mes­se­auf­tritt im Nach­hin­ein immer genau­es­tens ana­ly­siert wer­den.

Fazit

Wie sich zeigt, ist der Erfolg eines Mes­se­auf­tritts direkt an die Bud­get­pla­nung gekop­pelt. So ist es äußerst wich­tig, im Vor­feld aus­rei­chend Ener­gie und Zeit in die Vor­be­rei­tung zu ste­cken.