Mani­pu­la­ti­ons­si­che­res Archi­vie­ren von E‑Mails

Unser Mit­glied Herr Stolz, von der Stolz Com­pu­ter­tech­nik GmbH, hat uns auf eine wich­ti­ge Pro­ble­ma­tik auf­merk­sam gemacht. Durch die Pan­de­mie könn­te das The­ma der Archi­vie­rung von E‑Mails in Ver­ges­sen­heit gera­ten sein.
Bereits seit 2017 gilt die Pflicht einer mani­pu­la­ti­ons­frei­en Lang­zeit­ar­chi­vie­rung von Geschäfts­brie­fen oder steu­er­li­chen Doku­men­ten, die per E‑Mail ver­sen­det oder emp­fan­gen wur­den. Dar­un­ter fal­len z. B. Ange­bo­te, Rech­nun­gen oder Handelsbriefe.
So umfasst eine ord­nungs­ge­mä­ße Buch­hal­tung nun auch die Archi­vie­rung von E‑Mails. Steu­er­lich rele­van­te E‑Mails (z. B. im Bereich Mate­ri­al- und Waren­wirt­schaft, Kas­sen­sys­te­me, Lohn­ab­rech­nung, Zeit­er­fas­sung) müs­sen voll­stän­dig und nicht ver­än­der­bar auf­be­wahrt wer­den. Eine Signie­rung, ein Zeits­tem­pel und die Ein­hal­tung gesetz­li­cher Auf­be­wah­rungs­fris­ten ist dabei auch von Wich­tig­keit. Eine ein­fa­che Datei­ab­la­ge reicht nicht. Ein digi­ta­les Archiv­sys­tem in der Cloud erfüllt die Vor­aus­set­zun­gen und mit einem pro­fes­sio­nel­len Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem (DMS) kön­nen archi­vier­te Unter­la­gen ver­wal­tet wer­den, wobei sie auf die­se Wei­se vor Mani­pu­la­ti­on geschützt sind.
Man muss auch auf die geän­der­ten gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­pflich­ten von digi­ta­len Geschäfts­un­ter­la­gen ach­ten, die nun sechs bis zehn Jah­re betragen.

Gesetz­li­che Vor­ga­ben und Fristen:

Para­graph 257, Abs. 1, HGB (Han­dels­ge­setz­buch)

Nach Para­graph 257, Absatz 1 des HGB, ist jeder Kauf­mann ver­pflich­tet, Unter­la­gen wie Han­dels­bü­cher, Inven­ta­re, Eröff­nungs­bi­lan­zen oder Jah­res­ab­schlüs­se geord­net auf­zu­be­wah­ren. Dazu gehö­ren unter ande­rem die emp­fan­ge­nen Han­dels­brie­fe sowie Bele­ge für Buchun­gen in den von ihm nach Para­graf 238, Absatz 1, zu füh­ren­den Büchern. Die­se die­nen der Doku­men­ta­ti­on und Beweis­si­che­rung sowie dem Gläu­bi­ger­schutz. Die Vor­ga­ben gel­ten auch dann, wenn die Buch­füh­rungs­pflicht durch das Bilanz­rechts­mo­der­ni­sie­rungs­ge­setz (Bil­MoG) ein­ge­schränkt ist. Das Bil­MoG befreit Ein­zel­kauf­leu­te von der han­dels­recht­li­chen Buch­füh­rungs­pflicht, wenn sie nur einen klei­nen Geschäfts­be­trieb unter­hal­ten und 500.000 Euro Umsatz sowie 50.000 Euro Gewinn in zwei auf­ein­an­der­fol­gen­den Geschäfts­jah­ren nicht überschreiten.

Para­graph 147, Abs. 1, AO (Abga­ben­ord­nung)

Die Abga­ben­ord­nung regelt die Auf­be­wah­rungs­pflicht für Bücher und Auf­zeich­nun­gen, Inven­ta­re oder Jah­res­ab­schlüs­se. Dar­un­ter fal­len auch die zu ihrem Ver­ständ­nis erfor­der­li­chen Arbeits­an­wei­sun­gen und sons­ti­gen Orga­ni­sa­ti­ons­un­ter­la­gen, die emp­fan­ge­nen Han­dels- oder Geschäfts­brie­fe, Buchungs­be­le­ge, Zollan­mel­dun­gen und wei­te­re Unter­la­gen, soweit sie für die Besteue­rung von Bedeu­tung sind. Unter Han­dels- und Geschäfts­brie­fen wer­den alle emp­fan­ge­nen und abge­sen­de­ten Brie­fe und Doku­men­te zusam­men­ge­fasst, die die Vor­be­rei­tung, den Abschluss, die Durch­füh­rung und die Rück­gän­gig­ma­chung von Han­dels­ge­schäf­ten regeln. Eben­so zählt die geschäft­li­che Kor­re­spon­denz von Nicht-Kauf­leu­ten in die­se Kate­go­rie. Dar­über hin­aus ist nach der AO auch die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on auf­zu­be­wah­ren, sofern sie sie für die Besteue­rung rele­vant ist.

Para­graph 14b, Abs. 1, UStG (Umsatz­steu­er­ge­setz)

Im Umsatz­steu­er­ge­setz wird klar defi­niert, wie Rech­nun­gen zu ver­wal­ten sind. Dies gilt auch für Doku­men­te, die per E‑Mail ver­schickt oder emp­fan­gen wer­den. Dem­nach hat ein Unter­neh­mer eine Kopie der Rech­nung, die er selbst oder ein Drit­ter in sei­nem Namen und für sei­ne Rech­nung aus­ge­stellt hat, zehn Jah­re auf­zu­be­wah­ren. Glei­ches gilt für alle erhal­te­nen Rechnungen.

Quel­len: Herr Stolz (Stolz Com­pu­ter­tech­nik GmbH),
it-service.network: https://it-service.network/blog/2016/11/29/langzeitarchivierung-daten-gobd/